Le Virginia Board of Historic Resources ("Board") est un instrument du Commonwealth of Virginia, créé par une loi de l'Assemblée générale de Virginie à l'adresse 1966. Les réunions de la commission des ressources historiques sont des réunions publiques. Le Virginia Board of Historic Resources souhaite entendre les points de vue des citoyens intéressés de manière ordonnée, équitable et efficace. C'est pourquoi elle consacrera du temps à la participation du public lors de ses réunions régulières.

Les commentaires du public sur les points adoptés de l'ordre du jour seront entendus à différents moments de la réunion, comme indiqué dans l'ordre du jour. Toutefois, la plupart des réunions du conseil d'administration prévoient également la possibilité pour le public de faire part de ses commentaires. Cette partie de la réunion du conseil d'administration est conçue comme une opportunité d'identifier les sujets d'intérêt et de préoccupation, et le rôle du conseil d'administration est d'écouter et non de répondre formellement aux orateurs ou de prendre des mesures formelles sur les sujets présentés. Si les questions abordées au cours de la partie de l'ordre du jour consacrée aux commentaires du public relèvent de l'autorité du conseil d'administration en vertu de la section du code de Virginie 10.1-2204 et semblent justifier l'attention et la discussion du conseil d'administration, ces questions peuvent être inscrites officiellement à l'ordre du jour lors de réunions ultérieures du conseil d'administration. Les membres du conseil d'administration ne répondront pas officiellement aux orateurs et ne prendront pas de mesures sur les questions présentées au cours de la période de commentaires du public.

Une feuille d'inscription pour les commentaires du public sera placée sur une table à l'entrée de la salle de réunion. Les personnes qui souhaitent s'adresser au BLes membres du conseil d'administration sont tenus de s'inscrire avant le début de la réunion. Les orateurs seront appelés à la tribune dans l'ordre dans lequel leurs noms apparaissent sur la feuille d'inscription pour les commentaires généraux du public. Si l'orateur ne s'inscrit pas avant la réunion, il sera placé à la fin de la période de commentaires publics, dans la mesure où le temps le permet. Les citoyens qui demandent un aménagement spécial en raison d'un handicap de communication doivent en informer un membre du personnel du département des ressources historiques avant l'heure prévue pour le début de la réunion.

Compte tenu des contraintes de temps liées aux points formels de l'ordre du jour du conseil d'administration, les intervenants durant la période de consultation publique sont tenus de limiter leur présentation à un maximum de 3 minutes. Le président du conseil d'administration a le pouvoir discrétionnaire de limiter la période de commentaires du public à un total de 30 minutes. Par conséquent, la limite de temps de 3minutes par orateur peut être réduite si un grand nombre de citoyens souhaitent s'exprimer. Avec l'accord du conseil d'administration, le président peut prolonger ce délai s'il estime que cela est nécessaire pour clarifier la question présentée.

Avant de donner la parole aux orateurs, le président du conseil d'administration lira une déclaration décrivant les protocoles de la période de consultation publique. Les orateurs sont appelés à la tribune dans l'ordre de leur inscription sur la feuille de présence. À l'appel de leur nom, les orateurs s'approchent de l'estrade, énoncent clairement leur nom et commencent leur intervention. Les orateurs s'adresseront directement au conseil d'administration. Le président a le pouvoir discrétionnaire de déclarer un orateur irrecevable.

Le président du conseil d'administration est responsable du maintien de l'ordre et est autorisé à interrompre et/ou à faire expulser tout orateur qui utilise un langage obscène, vulgaire ou blasphématoire, qui constitue des mots de combat, des menaces réelles ou une incitation à commettre des crimes, ou qui incite à une action illégale imminente. En outre, le président peut interrompre et/ou faire expulser toute personne qui perturbe le bon déroulement de la réunion par des commentaires bruyants, tapageurs, menaçants, redondants ou autrement inappropriés. Le conseil d'administration demande également aux orateurs de s'abstenir de faire référence à des personnes spécifiques.

D'autres lignes directrices doivent être respectées par les intervenants au cours de la période de consultation publique :

1. Tout document écrit ou imprimé destiné aux membres du conseil d'administration doit être remis au personnel du DHR avant le début de la période de consultation publique, afin de s'assurer que les documents font partie du compte rendu permanent de la réunion et qu'ils sont disponibles en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie (Virginia Freedom Information Act), section 2.2-3700 et. seq.
2. Le personnel du DHR distribuera tous les documents imprimés aux membres du conseil d'administration. Aucun membre du public ne peut distribuer des documents directement aux membres du conseil d'administration.
3. Les orateurs se limitent à des commentaires verbaux ; l'utilisation de médias électroniques, numériques ou du système de projection du personnel n'est pas autorisée lorsqu'ils s'adressent au conseil d'administration.
4. Afin de respecter tous les points de vue, le conseil d'administration interdit les applaudissements, les huées ou toute autre forme de soutien ou de refus, l'utilisation d'un langage abusif ou blasphématoire et les attaques personnelles à l'encontre des membres du conseil d'administration ou du personnel du DHR. Le non-respect de ces règles ou toute autre forme de comportement offensant ne sera pas toléré.
5. Lorsque plusieurs commentaires sur le même sujet ont été présentés, le président du conseil d'administration peut demander que les commentaires supplémentaires sur le sujet soient limités à ceux qui ont de nouvelles informations à présenter.

Un PDF du texte ci-dessus concernant la participation du public aux réunions du Conseil des ressources historiques.

Mise à jour décembre 5, 2019