L'auteur donne un aperçu de la manière dont les données archéologiques de la Virginia sont extraites, conservées et ajoutées au Système d'information sur les ressources culturelles de Virginia pour être utilisées par les chercheurs et autres professionnels de la gestion des ressources culturelles.

Par Sean Tennant | Gestionnaire des données archéologiques

Boîtes d'archives de disquettes et de CD, des étagères de rapports archéologiques datant de plusieurs décennies, et des milliers de formulaires de site électroniques. Celles-ci représentent certaines des sources de données archéologiques qui entrent dans l'écosystème d'information du DHR, soit par des découvertes fortuites, soit dans le cadre du cycle de vie de la gestion des ressources culturelles. Les collections patrimoniales du DHR représentent une ressource précieuse pour la préservation, la gestion et la recherche du patrimoine culturel de la Virginia. Mais comment ces informations passent-elles de l'obscurité à la lumière ?

Depuis 2013, le personnel du DHR a organisé les données archéologiques héritées de l'agence, ainsi que les registres des propriétés architecturales, dans le Système d'information sur les ressources culturelles de Virginia (VCRIS). Bien que principalement axé sur la conformité, le VCRIS, en tant qu'outil pour les professionnels de la gestion des ressources culturelles, remplit une fonction secondaire de centre d'information pour les chercheurs et les gestionnaires du patrimoine au sein de diverses agences à tous les niveaux de gouvernement. Le VCRIS permet aux acteurs du patrimoine culturel du Commonwealth de consulter et de récupérer des enregistrements et des médias associés pour presque toutes les ressources historiques conservées dans les inventaires du Département (au moment de la rédaction, le VCRIS contient des informations pour 53,071 sites archéologiques et 238,753 propriétés structurelles).

Ces dossiers sont saisis dans VCRIS à partir de plusieurs sources différentes. Bien que la plupart des données soient saisies dans VCRIS via des études archéologiques professionnelles dans le cadre des travaux de conformité réglementaire, il existe un flux constant d'informations provenant de recherches non professionnelles, de groupes à but non lucratif et de la découverte fortuite de notes anciennes ou d'un vieux rapport. C'est une tâche sans fin que d'identifier ce contenu nouveau pour le DHR, d'évaluer la meilleure façon d'intégrer ces informations dans notre corpus de matériel existant, et de passer par le processus de saisie ou d'amélioration des données pour finalement intégrer ces données perdues dans le contexte plus large de la base de données VCRIS.

Parfois, un autre membre du personnel du DHR remarquera une divergence dans un dossier de site archéologique dans le VCRIS et portera ce problème à mon attention. Souvent, ces problèmes sont liés à ce qu'on appelle des erreurs de numérisation. Lorsque le DHR a introduit pour la première fois un système de base de données numérique pour nos registres de ressources culturelles, des boîtes et des boîtes de dossiers papier ont dû être numérisées en premier pour être ajoutées au nouveau registre électronique. Dans un projet de numérisation d'une telle ampleur, les erreurs sont inévitables, et beaucoup de ces problèmes mineurs persistent encore aujourd'hui.

Lorsqu'un problème est identifié avec un dossier de site VCRIS, je travaille avec d'autres membres du personnel du DHR pour localiser le dossier de site original (s'il existe) dans notre collection d'Archives, ainsi que toute autre information que nous pouvons trouver afin de mettre à jour le dossier du site au mieux de notre capacité collective. Ces « nouvelles » données peuvent prendre la forme d'anciennes publications qui mentionnent un site archéologique particulier, d'anciennes données stockées dans des formats de supports obsolètes, tels que les disques ZIP et les CD, ou d'anciennes photographies et diapositives du département des Archives du DHR. Ce processus d'amélioration des données peut impliquer l'ajustement de la cartographie de la limite d'une ressource archéologique ou la mise à jour des informations dans le dossier numérique afin de garantir que les informations dans VCRIS sont aussi complètes que possible.